Secrétariat externalisé

Le secrétariat externalisé consiste à déléguer tâches de télésecrétariat traditionnellement réalisées en interne, à une personne extérieure, en cas de surcroît d’activité. Les principales prestations sont : permanence téléphonique, saisie informatique, archivage, transcription audio, gestion du courrier, prise de notes et retranscription, assistanat et gestion d’agenda, communication…

Grâce à l’évolution de la technologie de la communication, le recours à un secrétariat externalisé présente de réels avantages et permet d’optimiser toutes sortes d’activités. Le responsable peut décider de sous-traiter une partie des tâches récurrentes de secrétariat et/ou de faire appel à un prestataire ponctuellement.

Le point sur les particularités et les avantages de ce service, dans le secteur médical.

Le secrétariat externalisé est un service bien convoité par les entreprises et surtout les professionnels de santé en France. Au début il a été déployé dans le domaine de la permanence téléphonique et celui de la transcription, ensuite, il a pu même toucher tous les services de secrétariat qui peuvent être réalisés par une secrétaire classique.

Les prestations d’un secrétariat médical à externaliser concernent toutes les tâches administratives que peut effectuer habituellement une secrétaire comme telles que l’accueil physique et téléphonique, relances de factures impayées, gestion des agendas et plannings, gestion du courrier entrant et sortant, établissement des devis et factures, …etc.

Le principe consiste à déléguer une partie ou la totalité de ses tâches de secrétariat à un prestataire de services externe. Les médecins et professionnels paramédicaux font de plus en plus appel à des prestataires spécialisés et expérimentés dans le médical pour assurer l’accueil téléphonique conformément aux attentes des patients.

Les tâches administratives répétitives et secondaires font partie également intégrante du quotidien d’un médecin et sont chronophages, ce qui perturbe les consultations, mais puisqu’elles elles sont inhérentes à la bonne gestion d’un cabinet, il convient de les effectuer dans les règles de l’art, pour représenter au mieux l’entreprise ou l’établissement médical.

Quelle que soit votre spécialité ou la taille de votre établissement de santé, la solution de secrétariat externalisé ultra-flexible et taillée sur-mesure pourra vous guider vers de nouvelles opportunités.

Les raisons qui motivent un secrétariat sont nombreuses, mais en voici les plus importantes à relever :

• la taille et la maturité de l’entreprise ou de l’établissement,
• une activité qui par nature nécessite un travail plus ou moins d’administratif (saisies, formalisation de contrats, relations client, etc),
• besoin de soigner son accueil téléphonique et gérer les rendez-vous en ligne,
• une volonté et une capacité des managers à s’impliquer dans la gestion administrative de l’entreprise.

Le secrétariat externalisé se présente également comme la solution idéale pour les professionnels médicaux et paramédicaux qui n’ont pas suffisamment de volume de travail pour embaucher un collaborateur ou qui ont besoin de réaliser des économies. Comme le prestataire travaille à distance, il dispose déjà des équipements nécessaires pour lui permettre de mener à bien ses missions. Donc plus besoin d’investir en surface immobilière, ni en matériel informatique et mobilier de bureau. Aussi, l’externalisation permet de se libérer des démarches et formalités inhérentes au recrutement d’un salarié (charges sociales, arrêts maladies, congés payés, …).

La flexibilité est un autre atout du secrétariat externalisé. Pour quelques heures par mois ou 24h/24 tout au long de l’année, le prestataire s’adapte aux besoins du client tout en intervenant ponctuellement en cas de besoin, par exemple pour combler une compétence qui fait défaut, ou même si le médecin a déjà une assistante au cabinet. Le télésecrétariat peut également intervenir pour une courte durée en cas de maladie ou de congé.

L’externalisation du secrétariat est certainement très avantageuse pour les professionnels de santé qui sont en quête de solutions efficaces qui optimisent la gestion d’un cabinet médical. Mais, pour choisir, prudence s’impose. Il convient d’abord de vérifier si le prestataire dispose des bonnes compétences et de collaborateurs sérieux. Vocallz est le spécialiste de la permanence téléphonique fiable, car il propose des services hautement qualifiés assurés par des équipes de télésecrétaires spécialisées et enclines à satisfaire réellement les exigences du métier ainsi que les consignes édictées par les clients.

Faites appel au secrétariat externalisé Vocallz et libérez-vous de l’administratif pour une heure, pour un jour ou pour une semaine ! Selon vos besoins, votre assistante indépendante interviendra pour une mission ponctuelle ou régulière. La télésecrétaire médicale vous aidera à vous dégager du temps en vous proposant des services de secrétariat à la carte, 100% personnalisables, sans engagement de durée. Vous pouvez arrêter quand vous le décidez.
En résumé, en sous-traitant votre administratif, vous allez libérer du temps, ce qui signifie que vous aurez des journées de travail allégées, davantage de temps pour vous, vos consultations ainsi que le développement de votre activité.