Gérer simplement les urgences et les plages de dernière minute
Dans le quotidien chargé des professionnels de santé, la flexibilité est de mise pour gérer efficacement les imprévus et les urgences. Les demandes de consultations urgentes, tout comme les annulations de dernière minute, sont en effet monnaie courante et nécessitent une grande réactivité dans la gestion des agendas.
Disposer d’un système d’agenda flexible et adapté est donc un must pour les cabinets médicaux soucieux d’offrir un service optimal à leurs patients. Cela permet de répondre rapidement aux urgences, tout en optimisant les créneaux libérés pour réduire les pertes financières. Explications sur les enjeux et solutions existantes.
L’importance d’un système d’agenda flexible
Qu’il s’agisse d’un cabinet médical ou d’une clinique, la capacité à s’adapter en temps réel aux imprévus est cruciale. Un système d’agenda rigide, avec des plages horaires fixes, se révèle vite inadapté aux réalités du terrain médical.
À l’inverse, disposer d’un agenda suffisamment flexible pour accueillir les urgences et dernières minutes présente de nombreux avantages :
– Meilleure satisfaction des patients, qui pourront être pris en charge rapidement en cas de besoin
– Fluidification des flux de patients au sein du cabinet
– Optimisation des temps de consultation et des créneaux disponibles
– Réduction des désistements et des « no shows »
– Renforcement de l’image de professionnalisme et de qualité du cabinet
Un agenda performant et flexible est donc un levier de productivité et d’attractivité pour tout établissement de santé.
Comment un agenda flexible améliore la gestion des urgences
Les cas d’urgence médicale arrivent fréquemment dans le quotidien des praticiens. Un patient qui doit être vu dans la journée suite à un incident, ou une situation qui s’est dégradée brutalement… Pouvoir l’accueillir rapidement est alors essentiel.
Avec un agenda figé, cela impliquerait souvent de déplacer d’autres rendez-vous, voire de prolonger les heures d’ouverture. Autant de désagréments pour le patient et d’impacts sur la gestion du temps.
À l’inverse, un outil d’agenda flexible vous permettra :
– D’identifier instantanément les prochains créneaux disponibles
– De caler la consultation urgente sans perturber le reste du planning
– D’assurer une prise en charge rapide et optimale du patient concerné
De tels outils contribuent à fluidifier les flux, réduire les temps d’attente pour les urgences et in fine améliorer la qualité des soins prodigués.
Gestion des annulations de dernière minute
Autre situation récurrente : les annulations de rendez-vous à la dernière minute, qui peuvent vite se traduire par des plages vides improductives si elles ne sont pas gérées efficacement.
Avec un agenda flexible et une bonne visibilité sur les disponibilités à venir, il devient possible :
– De proposer ces créneaux à d’autres patients en attente d’un rendez-vous rapide
– De remplir au maximum ces cases libres par d’autres consultations légères (renouvellement d’ordonnance, suivi post-opératoire, etc.)
– D’optimiser ainsi les plannings au maximum, sans trou horaire
Au lieu de représenter des pertes sèches, ces plages libérées deviennent des opportunités de rationaliser l’emploi du temps et de réduire les annulations.
Les bénéfices d’une solution d’agenda externalisée
Pour profiter d’un tel niveau d’agilité et de réactivité, les solutions d’agenda externalisées se révèlent idéales. Dans ce modèle, la gestion centralisée des plannings est confiée à un prestataire extérieur, disposant des outils et ressources dédiés.
Concrètement, cela signifie que tous les appels de prise de rendez-vous, d’urgence ou de modification sont traités par une équipe de télésecrétaires médicaux spécialisés. Ceux-ci actualisent les agendas en temps réel et les optimisent au mieux.
Parmi les principaux acteurs, on peut citer Vocallz télésecrétariat, Medexplan, Heliocall… qui sont des acteurs spécialisés dans la relation-patient et les appels médicaux…
Comment une solution externalisée peut transformer votre pratique
L’externalisation de la gestion d’agenda présente de multiples avantages pour un professionnel de santé, bien au-delà de la seule gestion des urgences :
– Gain de temps et de productivité pour le personnel sur place
– Moins de gestion du « back-office » grâce à une équipe dédiée
– Des agendas toujours optimisés pour caser le maximum de patients
– Une meilleure image de professionnalisme auprès de la patientèle
– Une plus grande disponibilité pour se concentrer sur le soin
Certains praticiens font d’ailleurs le choix de s’appuyer pleinement sur ces solutions externalisées pour toute la gestion de leurs plannings et rendez-vous.
Choisir la bonne solution pour votre cabinet
Si vous souhaitez vous aussi vous doter d’un système d’agenda flexible et externalisé, quelques critères sont à prendre en compte :
– La couverture horaire proposée, idéalement avec une amplitude maximale
– L’expérience du prestataire dans le secteur médical
– La qualification des télésecrétaires et leur formation aux spécificités médicales
– Le niveau de services inclus (urgences, rappels, mise à jour des plannings, etc.)
– Les modalités d’interfaçage avec vos propres agendas informatiques
Il peut également être judicieux d’opter pour une solution locale, familière des réalités de votre région.
Quelle que soit l’offre choisie, l’accompagnement dans la mise en place et la formation de vos équipes seront décisifs pour une adoption réussie. N’hésitez pas à bien vous renseigner sur ces aspects avant de souscrire.
Conclusion
Que vous soyez médecin généraliste, spécialiste ou exerciez au sein d’une clinique, disposer d’un système d’agenda flexible et performant est indispensable. Cela vous permettra de gérer sereinement les urgences, tout en optimisant la gestion des créneaux libérés par les annulations de dernière minute.
Les solutions d’externalisation de la gestion d’agenda apportent une réponse idéale, en confiant ces aspects à des professionnels dédiés et qualifiés. Grâce à des outils spécialisés et des processus optimisés, ils sauront vous garantir une réactivité et une fluidité maximales au quotidien.
N’hésitez donc pas à explorer ces pistes pour une gestion simplifiée de vos urgences et de vos plages disponibles. Le gain de temps, de sérénité et d’image pour votre cabinet en vaudra la peine.
