En quoi consiste l’externalisation de secrétariat téléphonique médical ?

Les professionnels de santé, quelle que soit leur spécialité, ont souvent besoin d’un service de secrétariat téléphonique médical pour prendre en charge les appels entrants. L’externalisation des appels téléphoniques et la gestion optimale du cabinet médical permettent de simplifier leur quotidien en évitant les interruptions en consultation et la frustration des patients. Il est ainsi possible de confier à un tiers externe au cabinet des tâches de secrétariat médical en cas de débordement ou d’absence d’un membre du secrétariat. Mais comment réussir le choix de son partenaire de la permanence téléphonique ?

L’externalisation de la permanence téléphonique d’un service de secrétariat médical est le fait de confier à un tiers externe au cabinet des tâches qui reviennent à ce poste, en cas de débordement ou d’absence d’un membre du secrétariat. La solution peut être à court, à moyen ou à long terme.

Le prestataire du secrétariat médical ne s’occupe pas uniquement des appels téléphoniques destinés au cabinet ou à chaque médecin ; il procède également à la gestion des rendez-vous dans les agendas des médecins et s’occupe du transfert des messages urgents à leurs destinataires, en fonction de la priorité de chacun de ces derniers.

Quelle que soit la taille de la permanence téléphonique médicale, il faut savoir que l’externalisation du secrétariat est un poste très délicat. Il s’ensuit qu’une mauvaise qualité de réponse peut avoir de très mauvaises répercussions sur l’image du cabinet médical. Un temps d’attente trop long peut causer frustration et découragement chez les patients qui, en conséquence, décident de trouver un autre praticien. Pour éviter la perte de sa patientèle, le médecin ne doit pas hésiter à mettre à leur disposition un interlocuteur affable et empathique, doté du sens de l’écoute et capable de les orienter. Même avec une secrétaire au cabinet, le médecin peut faire appel à une permanence téléphonique qui gère ses appels et son agenda, quand l’établissement de santé est fermé ou quand le personnel est occupé.

Spécialisé dans les prestations de permanence téléphonique et de secrétariat, Vocallz est l’un des acteurs fiables qui propose aux professionnels de santé des services de télésecrétariat personnalisés.

L’offre de télésecrétariat médical est pléthorique. Il y a donc de quoi s’y perdre ! Et vu l’importance des enjeux de l’efficacité et des compétences d’un service de secrétariat médical téléphonique, le mieux est de prendre son temps à jauger les offres proposées des uns et des autres avant de se lancer. En effet, plus vous êtes prudents et précis dans la définition de vos besoins, plus votre choix répondra à vos attentes.

Pour ce faire, il faudra d’abord commencer par se demander s’il valait mieux privilégier une permanence téléphonique, gérant les appels de quelques dizaines de cabinets, ou une grosse plateforme s’occupant de plusieurs centaines de cabinets.

Une petite plateforme téléphonique connaîtra mieux le réseau du médecin, ce qui lui permettra d’agir avec plus d’empathie en conseillant et orientant les patients. Toutefois, une importante plateforme téléphonique ne pourra pas proposer cette proximité, bien qu’elle ait une capacité de réponse plus importante, sur des plages horaires généralement plus étendues.