Le guide du praticien pour partir en vacances l’esprit léger

Être médecin est une vocation exigeante, qui demande un investissement constant au service des patients. C’est pourquoi les périodes de vacances revêtent une importance capitale pour se ressourcer et revenir en pleine forme. Cependant, bien préparer son départ en amont est indispensable pour partir l’esprit léger et serein. En anticipant certains aspects organisationnels, vous éviterez bien des tracas et pourrez réellement déconnecter durant vos congés.

Bien préparer son départ en vacances

La clé pour bien préparer ses vacances réside dans l’anticipation et la communication auprès des patients. Commencez par transmettre vos dates d’absences et de retour à l’ensemble de votre patientèle, au moins 1 à 2 mois à l’avance. Vous pouvez pour cela utiliser vos différents canaux : affichage dans la salle d’attente, mentions sur votre répondeur téléphonique et vos messageries email/vocales, publication sur votre site web, etc.

Paramétrez également vos différents répondeurs (téléphonique, email, etc.) pour informer les patients de vos dates d’absences et des éventuelles modalités mises en place en votre absence.

Si vous prévoyez de rester partiellement joignable pour les urgences, précisez-le clairement. Dans le cas contraire, il peut être judicieux de prévoir des remplacements au sein de votre cabinet pour assurer une continuité de service minimale.

Enfin, organisez dès que possible la gestion des rendez-vous de dernière minute. Beaucoup de patients souhaitent en effet être vus avant les vacances d’été. Pour fluidifier cette période chargée, l’option d’un secrétariat médical externalisé comme Vocallz peut être d’une aide précieuse. Ces services vous permettent de déléguer intégralement la gestion de vos agendas et la prise de rendez-vous, pour vous concentrer sur vos consultations.

Assurer un suivi minimum pendant les vacances

Selon que votre cabinet reste ouvert ou non pendant vos congés, différentes organisations sont envisageables pour assurer le service minimum :

Pour les cabinets restant ouverts :

• Mettez en place un roulement optimal entre les membres de votre équipe présents, en veillant à bien répartir les charges de travail.
• Dégagez des créneaux spécifiques pour les urgences et cas prioritaires sur ces périodes.
• Envisagez d’externaliser au moins partiellement votre accueil téléphonique auprès d’un télésecrétariat médical. Cela permettra de soulager votre personnel sur place.

Pour les cabinets totalement fermés :

• Transférez vos appels vers un service d’accueil téléphonique externalisé, qui pourra assurer la gestion des messages et rappels urgents. La majorité des prestataires de ce service proposent des solutions de gestion d’appels adaptées aux horaires souhaitées par le praticien. 
• Vous pourrez rester joignable uniquement en cas d’urgence absolue, selon des modalités prédéfinies avec le télésecrétariat.
• Certains médecins font également appel à des confrères pour une semaine de remplacement tournante.

Se faire remplacer pour déconnecter totalement

L’option idéale reste toutefois de pouvoir vous faire remplacer intégralement, de façon à déconnecter complètement durant vos vacances. Cette déconnexion totale est essentielle pour vous ressourcer pleinement et revenir en pleine forme à la rentrée.

Dans cette perspective, les solutions clés en main de télésecrétariat médical représentent un atout majeur. En déléguant la gestion complète de vos agendas et de la prise de rendez-vous à un prestataire extérieur tel que VOCALLZ, vous n’aurez plus à vous en soucier. En quelques heures seulement votre standard et vos agenda sont entièrement pris en charge.

Conclusion

Que vous soyez médecin généraliste, spécialiste ou dans une clinique, bien préparer son départ en vacances est la clé pour déconnecter sereinement. En anticipant certains aspects comme la communication auprès des patients, l’organisation des agendas ou encore le remplacement ponctuel, vous pourrez partir l’esprit léger.

N’hésitez pas à vous appuyer sur les solutions externalisées de télésecrétariat médical, qui représentent un gain de temps et de sérénité indéniable. Grâce à des professionnels qualifiés, vous pourrez déléguer en toute confiance la gestion de vos agendas et de vos rendez-vous.

Pour définir vos besoins et obtenir un devis, contactez dès à présent le spécialiste de la gestion d’appels médicaux :  Vocallz. Vos vacances bien méritées n’en seront que plus reposantes !